SOTAM y GENERA, como expertos en optimización de tesorería y gestión tributaria respectivamente, han elaborado una guía con 16 medias, con objeto de reducir y optimizar los gastos, para obtener liquidez en tiempos de crisis.
En la situación actual es necesario ajustar las empresas o negocios. Esto implica que, ante un descenso de las ventas e ingresos, tenemos que “recortar o ajustar” los gastos.
No se trata de realizar “recortes” sin más, sino que revisando los procesos de tu empresa: La fiscalidad, la tesorería, la gestión de compras, el stock, la energía, podemos obtener importantes ahorros y optimizar los costes.
Hemos divido la empresa en 5 áreas de actuación, para desgranar las medidas en cada una de estas áreas. En función de tamaño y sector de la empresa podrá aplicar o no.
- Fiscalidad:
- Dentro del área fiscal, hay determinados Impuestos Locales, que vale la pena revisar ya que los ahorros pueden llegar a ser significativos. La revisión técnico – jurídica que no realiza un asesor fiscal externo tampoco tiene por qué ser un área de especialización del departamento financiero que soporta los pagos de los mismos, por lo que a menudo suelen estar mal calculados por la administración y se abonan sin explorar las diferentes vías de optimización:
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- Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) y el estudio técnico del valor catastral.
- Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) y sus elementos tributarios.
- Impuesto sobre Construcciones, Instalaciones y Obras (ICIO).
- Impuesto sobre el Incremento del Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana (IIVTNU – plusvalía). Incluso en el caso de ser procedente por haber existido beneficio, el estudio del valor catastral del suelo puede suponer una rebaja significativa del mismo.
- Tasas y contribuciones especiales dependiendo del municipio , la comunidad autónoma y el tipo de actividad que se desarrolle.
- Otros impuestos locales, autonómicos y estatales: AJD – ITP, Cánones de ocupación, etc.
El recargo o extra-coste que puedes estar pagando si sumamos todos estos impuestos puede estar entre un 10% y un 17% de media.
- Otro aspecto para considerar dentro del área fiscal es la gestión de la I+D+i. En ocasiones no se profundiza en este tipo de gastos y sería posible obtener diversos beneficios fiscales:
- Bonificaciones a la Seguridad Social por personal Investigador: reduce las cuotas a la Seguridad Social de los profesionales dedicados a actividades de I+D+i (hasta un 75%, actualmente).
- Deducciones Fiscales por I+D: reduce la cuota a pagar en el Impuesto sobre Sociedades:
- hasta el 59 % de retorno por proyectos de Innovación+Desarrollo (I+D)
- hasta el 12 % de retorno por proyectos de Innovación Tecnológica (i)
- Monetización de deducciones pública (cash back) y privada: recupera en líquido tus deducciones fiscales que no puedes aplicar en cuota:
- Hasta 5M€ anuales.
- Ayudas Nacionales e Internacionales (subvenciones)
- Patent Box y gestión de Activos Intangibles: Reduce el pago de impuesto para aquellos intangibles que se ceden a terceros y por los que se recibe un royalty.
- Hasta un 60% de la base imponible de las rentas.
- Otras deducciones aplicables en el Impuesto sobre Sociedades: Existen multitud de deducciones que las empresas por falta de tiempo o por desconocimiento no se consignan. Entre todas destacamos:
- Deducción por contratación de personal discapacitado: desde 6.000€ hasta 12.000€ de deducción directa por cada trabajador no consignado hasta la fecha de presentación del IS durante los 10 últimos ejercicios. Al implicar la coordinación de RRHH y Financiero a menudo no se aplican de manera adecuada, únicamente acogiéndose a las bonificaciones que conllevan las contrataciones y a menudo confundiéndolo con las mismas.
- Compras:
Una parte importante de la función de compras es buscar y comparar proveedores. Es bueno que estemos en “búsqueda activa” ya que nos ayuda a conocer nuevos y quizás mejores proveedores y además nos fortalece frente a los proveedores de toda la vida. No nos tenemos que quedar en un entorno regional o nacional. Debemos pensar en cualquier parte del mundo.
Otra forma de ahorrar es tener una base de datos actualizada con proveedores homologados, ya que nos permitirá acudir a ellos en cualquier momento.
Al principio en la compra de un producto, se pueden conseguir ahorros con un cambio de proveedor, pero llega un momento que ya no se puede conseguir mucho más. Y nos llega el momento de repensar el diseño del producto o servicio, asegurándonos que lo que vamos a comprar es lo que realmente necesitamos. Hay veces que es únicamente estética y esto nos está llevando a un sobre coste que no proporciona valor añadido.
- Buscar proveedores.
- Analizar qué características pueden encarecer el precio final de tu producto o servicio sin que aporte un valor real.
- Tener una buena base de datos de todos los proveedores homologados.
- Recurrir a centrales de compra, ya que compran por volumen y podemos obtener mejores precios.
- Gestión de Tesorería / circulante
- Gestión correcta de los pagos.
Hay que prestar atención a los costes que se generan por el incumplimiento de las condiciones contractuales de compra y los errores en los pagos.
Los más frecuentes son:
- Descuentos no aplicados en contratos y en procesos de compra complejos.
- Ingresos no efectuados por la incorrecta aplicación de condiciones de compra por parte del proveedor o de los servicios internos.
- Bases de cálculo incorrectas
- Incidencias en los flujos financieros (incorrectas o falta de contabilizaciones de facturas, notas de crédito, etc…)
Es importante contar un proceso eficiente de cuentas a pagar, y utilizar en cada momento el mejor medio de pago a nuestros proveedores.
De esta manera, nos ahorraremos costes bancarios y financieros.
- Gestión correcta de los cobros.
Es critico tener una eficiente gestión de las cuentas a cobrar, revisando todos los procesos que intervienen, y tratando de evitar siempre los “errores” internos.
Así mismo una política de gestión de cobros y riesgos es necesaria, para evitar impagados y provisiones de dudoso cobro.
Hay que realizar una gestión proactiva de los cobros, para evitar la demora en los mismos y detectar cuanto antes las posibles incidencias y a los “morosos”. Conocer a nuestros clientes y “catalogarlos” como buenos, medio o malos pagadores nos ayudará a una mejor gestión.
Esto nos ayudara a controlar los gastos bancarios que nos ocasionan los impagados, el cobro de talones, pagarés etc.
Es necesario tener información detallada de los flujos de caja, importes y fechas sobre los cobros y pagos, además del saldo de caja y las cuentas bancarias. Esta información hay que ir actualizándola periódicamente.
- Gestión correcta de stocks
Con el tiempo, se ha visto que el coste de inventario es mayor que lo que a veces se consideraba. Ahora mismo, con la caída de ventas y gastos de financiación, los costes de inventario de disparan.
Lo que debemos hacer es buscar un equilibrio entre el coste de inventario y el nivel óptimo de servicio para no reducir ventas.
Una gestión inteligente del stock obliga a:
- Disponer de información actualizada que te ayude a crear un escenario a futuro de la evolución de las ventas.
- Analizar como estas fabricando, reaprovisionado y comprando.
- Hacer un estudio por producto para ver la demanda, la rentabilidad. Así podemos aumentar
También debemos tener en cuenta la obsolescencia y ver cómo afecta a nuestro negocio. Se pueden buscar mercados secundarios para dar salida a todos estos productos.
- Otros gastos:
Hay otros costes en las empresas que vale la pena revisar.
- Costes de Seguros.
En determinados sectores el coste de seguros representa una parte importante. El sobre coste puede venir por la no realización de un inventario ni una valoración correcta de los activos asegurables. Lo cual implica que podemos estar pagando de más. Se recomienda comparar las diferentes opciones y coberturas que ofrece el mercado para contratar lo que nos interesa.
- Costes de mensajería, transporte y logística.
Hay factores que debemos tener en cuenta a la hora de contratar los servicios del operador logístico, o de mensajería sin tener encarecer el precio innecesariamente y cuidando las necesidades propias de nuestro negocio y de nuestros clientes.
Para evitar sobre costes, ten claro lo que necesitas antes de contratar los servicios y revisa las partidas menos visibles:
- Devoluciones, ¿Quién las asume?
- Reclamaciones, tener un plan de resolución para cada tipología
- Rotura de productos, por un incorrecto envío de los productos.
- Perdida de clientes, por retrasos en la entrega.
Podemos realizar comparaciones de precios, de los principales operadores del mercado en internet.
- Costes de papelería y administración.
Uno de los principales ahorros que podemos tener es la implantación de la factura electrónica. Si trabajas con la administración pública ya es de obligado cumplimiento, pero sino es una buena forma de ahorrar en, papel, tóner, sellos, y el trabajo del personal que realiza esa gestión.
El verdadero ahorro de costes consiste en que cuando la emites, sabes que ha llegado a su destino. Ya se han acabado las excusas de, no me ha llegado, la he perdido, etc… y el consiguiente retraso en el cobro de estas.
- Reducción de activos fijos
Tratar de convertir en variables el máximo posible de los gastos fijos. Un ejemplo claro es de las oficinas. Ya es posible alquilarlas por meses, días o incluso horas.
Otra recomendación es utilizar las fórmulas de renting y leasing para cubrir las necesidades de inversión en coches y en equipos informáticos.
Buscar opciones de software en formato SaaS y así evitar hacer grandes inversiones.
Otro punto importante, si tienes que utilizar algún sistema de pago para tu comercio o negocio, compara los costes, entre un TPV y lo que te ofrece tu Banco y una pasarela de pago. Normalmente estas últimas suelen tener comisiones más altas y al final resulta más caro.
- Costes energéticos
En la factura de la luz y el gas, te puedes ahorrar un mínimo entre un 10% y un 20%, haciendo una gestión optima de los recursos. Si eres una empresa muy grande, si que te puede interesar analizar en interno los distintos parámetros a analizar, desde la potencia contratada, hasta la energía reactiva y por la que nos penaliza la compañía comercializadora.
Otra forma de obtener mejores precios es contratar la electricidad en grupo para conseguir volumen y mayor capacidad de negociación.
Hay polígonos industriales que se están poniendo de acuerdo para comprar en el mercado libre conjuntamente y obtener mejores precios.
Hay empresas especializadas en el ahorro de costes energéticos que te cobraran un % en función de ahorro conseguido. Para pymes y autónomos es una muy buena opción.
- Gastos de telefonía y telecomunicaciones
En este tipo de gastos es importante, tener claras las necesidades y que no haya letra pequeña. De forma que la factura sea fácilmente verificable y entender que servicios están incluidos y cuáles no.
Conviene revisar bien las facturas para detectar posibles errores de servicios y tarifas por parte de las operadoras e implicar a nuestro personal para realizar una correcta revisión de la factura y los servicios asociados a cada línea.
Otra opción es recurrir a grupos que tiene mayor volumen y consiguen mejores precios ante las operadoras.
Por suerte hay mucha oferta, pero también es uno de los servicios que más quejas tiene.
También hay empresas especializadas en la optimización de estos gastos y el ahorro medio suele rondar el 33%. Ellos suelen cobrar % en función de los ahorros conseguidos.
Otra forma de evitar costes innecesarios es recurrir a las plataformas y aplicaciones sobre datos, que existen en el mercado (WhatsApp, Skype, etc) que ofrecen buenas soluciones de comunicación a costes nulos o muy reducidos.
- Costes estratégicos.
Una vez realizados “ajustes” en la parte operativa, hay que ir un paso más allá y pensar en la estructura de la empresa. (Cartera de productos, actividades internas y externas, mercados, procesos, etc…)
Durante una fase, la mayoría de las empresas se plantean como seguir haciendo lo mismo con menos costes. (recorte de gastos operativos).
En una segunda fase, tenemos que empezar a plantearnos “ajustes” más estratégicos. Ya no vale hacer más con menos, sino plantearse que lo que estamos haciendo tiene sentido.
Dentro de esta área estaría la externalización de procesos, áreas o funciones.
- Ventas:
Dentro de las ventas, podemos:
- Ajustar la cartera de productos y servicios.
Una forma tradicional de perder dinero es querer ofrecer todo tipo de productos o servicios para llegar a todo tipo de clientes. Conviene pararse, hacer un análisis de cada uno ver en cuales ganamos y perdemos dinero y tomar las decisiones adecuadas.
Hay mucha gente obsesionada con el crecimiento en ventas y en todos los mercados o territorios. Pero hay veces que el crecimiento en costes es superior al de ventas y no es rentable seguir esta estrategia.
- Marketing y ventas.
No conviene reducir la inversión en marketing, sino centrarse en las acciones que realmente nos funcionan. Las técnicas de marketing online son perfectamente medibles y permiten enfocarnos en las que tienen una rentabilidad efectiva.
Las promociones cuestan dinero, y debemos tener claro cuales contribuyen a un aumento de las ventas y tienen un retorno positivo.
También tenemos que analizar los canales, si merece la pena que sea solo en algunos o en todos. Al igual que a que clientes nos dirigimos, con qué frecuencia, etc…
Se trata de hacer una combinación de todos los atributos para ver con cuales obtengo más ventas y a que coste.
Estas son algunas ideas que os damos para que podáis darle una vuelta a vuestro negocio y ajustar lo que se pueda. Cada empresa y negocio es distinto, por lo que no todos somos capaces de “ajustar” en cada una de las áreas de actuación. Pero, si es importante conocerlas porque ninguna empresa es estática y los cambios son constantes, por lo que no debemos de perder de vista las oportunidades que se no vayan presentando, ya que lo más importante es actuar y no que quedarse parado.